e-Arşiv zorunluluğu Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallara ve bulunduğunuz sektöre göre değişiklik gösterir. GİB’in yayınladığı tebliğe göre;
- 2022 yılında cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan firmaların 1 Temmuz 2023’e kadar e-fatura ve e-arşive geçmeleri zorunludur.
- 2022 yılı cirosu 3 milyon TL ve üzeri olan ve 1 Temmuz 2023’de e-fatura ve e-arşive geçen firmalar için ise 1 Ocak 2024 tarihine kadar e-defter uygulamasına geçmek zorunludur.
- e-Fatura ve e-arşiv sistemine gönüllü olarak geçen firmaların belirtilen limitleri aşmadan e-defter uygulamasına geçmesine gerek yoktur.
- Aynı gün içinde vergi mükellefi olmayana düzenlenen faturaların toplam tutarı 5 bin TL’yi geçiyorsa, bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekir.
- Aynı gün içinde vergi mükellefi olana düzenlenen faturaların toplam tutarı vergi dahil 4.400 TL’yi geçiyorsa, bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekir.
- GİB Portal üzerinden e-arşiv fatura kesecek iseniz, şuna da dikkat etmenizde fayda var: Gün içerisinde birçok kez aynı firmaya fatura kesiliyorsa bile, GİB Portal toplam fatura tutarını esas almaktadır.
Örneğin, birini 1.000 TL değerinde, diğerini ise 1.500 TL değerinde keseceğiniz faturalarınız için, ilk faturanızı iptal edip sonra toplam 2.500 TL değerinde bir e-arşiv fatura kesmeniz gerekir. Tahmin edersiniz ki bu durum, aynı müşteriye rutin bir şekilde fatura kesen firmalar için takibi zor bir süreç yaratır. Bu noktada en doğru adım, firmanın e-faturaya geçmesidir.
Yukarıdaki maddeler doğrultusunda zorunluluğunuz olmasa da e-arşiv kullanarak fatura kesim masraflarınızı %80’e kadar azaltabilirsiniz.
e-Arşiv Fatura (İnteraktif) nedir, nasıl başvuru yapılır?
e-Arşiv Fatura (İnteraktif) özelliği ile 4400/5000 TL ve üzeri faturalarınızı Paraşüt üzerinden e-arşiv faturası olarak düzenleyebilir, tüm fatura süreçlerini tek yerden yönetebilirsiniz.
Paraşüt üzerinden kolay başvuru nasıl yapılır?
e-Fatura kullanıcısı olmadan e-arşiv kesebilmek için gerekli olan başvuruyu Paraşüt üzerinden dakikalar içerisinde yapabilirsiniz. Hem de mali mühür ve e-imzaya gerek olmadan.
- Hesabınıza giriş yapın, menüde yer alan “UYGULAMALAR” bölümüne tıklayın.
- Sayfada çıkan e-Arşiv Fatura (İnteraktif) özelliğini seçin.
- BAŞVURU SÜRECİNİ BAŞLAT” butonuna tıklayın.
- Gelen ekrandaki başvuru formu aracılığıyla İVD kullanıcı kodu, İVD şifresi, vergi numarası bilgilerinizi girin.
- Bilgi girişinizi tamamladıktan sonra başvuru formunun alt kısmındaki Kullanıcı Sözleşmesi’ni okumanız ve metnin yanında çıkan onay kutucuğunu işaretlemeniz gerekir. Bu sözleşmeyi, yalnızca güncel sözleşmeyi imzalamadıysanız göreceksiniz.
- Onay kutucuğuna tıkladıktan sonra aynı ekrandaki “KAYDET VE BİTİR” butonuyla başvurunuzu gerçekleştirmiş olacaksınız.
- Başvuru aşamasının ardından ekrana gelen “HİZMET DEVREDE” yazısıyla
- e-Arşiv Fatura (İnteraktif) özelliği aktif hale gelmiş olacak ve faturalarınızı kesmeye başlayabileceksiniz.
Not: e-Arşiv Fatura (İnteraktif) özelliğinden yararlanmak için İnteraktif Vergi Dairesine kayıtlı telefon numaranız olması gerektiğini unutmayın.
e-Arşiv’in e-faturadan farkı nedir?
Bu iki elektronik fatura türü sıklıkla karıştırılmaktadır. İkisi görsel olarak birbirine çok benzese de temelde bu iki fatura şu şekilde ayrılabilir:
- e-Faturayı, e-fatura kullanıcısı olan müşterinize,
- e-Arşiv faturasını, e-fatura kullanıcısı olmayan müşterinize gönderebilirsiniz. Örneğin; e-faturaya geçmemiş bir tüzel kişiye ya da son kullanıcınıza e-arşiv faturası gönderirsiniz.
Küçük ve orta ölçekli firmalar, e-fatura ve e-arşiv faturayı bir arada kullanarak son kullanıcılar da dahil herkese elektronik ortamda fatura gönderebilir.
Paraşüt’te elektronik fatura gönderirken kimin e-fatura kullanıcısı olup kimin olmadığını bilmenize gerek yoktur. Fatura gönderimi esnasında sistem, müşterinizin vergi numarasından bu ayrımı yapıp sizi ona göre yönlendirir. Dolayısıyla siz yalnızca satış yapar, elektronik faturasını oluşturur ve müşterinize anında iletirsiniz.
İki elektronik belgenin karşılaştırmasını bir tablo üzerinde görmek isterseniz “e-Fatura ve e-arşiv arasındaki farklar” adlı yazımıza göz atabilirsiniz.
e-Arşiv faturasını kimlere gönderebilirim?
e-Fatura ve e-arşiv entegrasyonunuzu tamamladıktan sonra e-fatura kullanıcısı olmayan tüm müşterilerinize e-arşiv faturası gönderebilirsiniz.
e-Arşiv kullanmak için e-fatura kullanıcısı olmalı mıyım?
Yukarıda da belirttiğimiz üzere, önceki yıllarda e-arşiv kullanmak için e-fatura kullanıcısı olma şartı aranıyordu. Fakat Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yeni kurallara göre e-arşiv göndermek için konulan e-fatura kullanıcısı olma şartı kalktı. Artık, e-fatura kullanıcısı olmadan da özel entegratörler aracılığıyla e-arşiv fatura kesebilirsiniz.
Müşterim e-fatura kullanıcısı değil ve matbu e-arşiv istiyor. Ne yapmalıyım?
e-Arşiv faturasını matbu iletme zorunluluğunuz bulunmamakta. Fakat müşteriniz matbu fatura konusunda ısrarcı olursa herhangi bir yazıcıdan aldığınız çıktıyı müşterinizle paylaşabilirsiniz. Herhangi bir kaşeye ya da ıslak imzaya gerek yoktur. Benzer şekilde, müşteriniz de kendisiyle elektronik ortamda paylaştığınız e-arşiv faturanın çıktısını alabilir. Yani sizin çıktı alıp kendisine göndermenize aslında gerek bile yoktur.
İmzasız e-arşiv fatura geçerli mi?
“Fatura nizamı” olarak adlandırılan Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre, faturaların baş tarafında iş sahibinin veya yetkili kişinin imzası bulunması gerekiyor.
Yani, e-Arşiv faturaların geçerli sayılabilmesi için, düzenleme programları kullanılarak imzalanması ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilmesi önemli. Bu nedenle, imzasız e-Arşiv faturalar geçerli sayılmaz. Vergi mevzuatında belirtilen bu zorunluluklar, fatura düzenleme ve kaydetme işlemlerinin doğruluğunu ve bütünlüğünü sağlamak için alınır.
Bilgi fişinden e-arşiv fatura sorgulanır mı?
e-Arşiv fatura sorgulama işlemi bilgi fişi ile yapılamıyor. Çünkü, bilgi fişi sadece bir işlemin gerçekleştiğine dair belge olarak düzenlenen ve vergi beyannamesi hazırlanırken kullanılabilen bir belge. e-Arşiv fatura ise, elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan bir fatura türü olduğundan; e-arşiv fatura sorgulama işlemleri, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi internet sitesi üzerinden yapılıyor.
E-arşiv fatura sorgulama işlemi için, fatura düzenleme programları kullanılarak düzenlenmiş olan e-arşiv fatura numarası ve düzenleme tarihi gibi bilgileri girmelisiniz. Bu bilgilerin doğru bir şekilde girilmesi halinde, ilgili e-arşiv fatura sorgulanabilir ve faturanın geçerliliği, doğruluğu ve bütünlüğü hakkında bilgi edinilebilir.
e-Arşiv Portal uygulamasına nasıl giriş yapabilirim?
E-arşiv fatura düzenleme işlemleri için kullanılan e-arşiv portal uygulamasına buradan giriş yapabilirsiniz. Başvuru sonrasında, başvuruda kullandığınız mali mühür ile e-arşiv portal uygulamasına giriş yaparak fatura düzenleme işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.
e-Arşiv Portal uygulamasında geriye dönük fatura düzenleyebilir miyim?
e-Arşiv Portal uygulamasında geriye dönük fatura düzenleme konusunda dikkat edilmesi gereken hususlar var. Şöyle ki eğer bir işletme hizmet satışı yapıyorsa, e-fatura veya e-arşiv Fatura düzenleme işlemlerinin hizmetin verildiği anda gerçekleştirilmesi gerekir.
Ancak, mal satışı yapılan işletmelerde durum biraz farklı. Mal satışında, sevk irsaliyesi ile yapılan satışlarda, e-fatura veya e-arşiv Fatura düzenleme işlemlerinin malın teslim tarihinden itibaren 7 gün içerisinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
VUK’a göre 7 günü aşkın şekilde geriye dönük fatura düzenlenirse, bu usulsüzlükten dolayı %10 oranında ‘’Özel Usulsüzlük Cezası’’ kesilir.
e-Fatura ve e-arşiv sistemlerine nasıl başvurabilirim?
e-Fatura ve e-arşiv sistemlerine çeşitli entegratörler aracılığı ile başvurabilirsiniz.
e-Fatura ve e-arşiv, genel ismi ile elektronik fatura başvurusu ve geçişi için Paraşüt, kullanıcılara “Self Servis” başvuru ve “Anahtar Teslim” başvuru olmak üzere iki seçenek sunar. Self Servis başvuru tamamen ücretsizdir, sadece mali mührünüzü temin etmeniz gerekir. Anahtar Teslim başvuru için ise 210 TL + KDV olan hizmet bedelini ve Mali Mühür başvuru ücretini ödemeniz gerekir; başvuru sürecinin tamamı Paraşüt’teki süreç danışmanı tarafından anahtar teslim bir şekilde yürütülür.
Başvuru adımlarını detaylı inceleyecek olursak:
| Self Servis Başvuruda İzleyeceğiniz Adımlar | Anahtar Teslim Başvuruda İzleyeceğiniz Adımlar |
|---|---|
|
|
Self Servis başvuru için Paraşüt’e giriş yaptıktan sonra aşağıdaki gibi başvuru işlemlerinize başlayabilirsiniz: